Wichtige Themen in ungezwungener Kaffeehaus-Atmosphäre offen diskutieren – so lässt sich das Grundprinzip von Lean Coffee, einem ganz eigenen Format für Treffen, zusammenfassen. Entworfen wurde das System in Seattle von den beiden Agile-Coaches Jim Benson und Jeremy Lightsmith.
Charakteristisch für Lean Coffee ist, dass es keine vorab festgelegte Agenda gibt. Es wird lediglich das grobe Grundthema genannt. Eingeladen ist jeder, der sich mit dem Thema identifizieren kann. Die Einladung wird für alle sichtbar ausgehängt. Die konkreten Inhalte werden dann direkt im Meeting von den teilnehmenden Personen zur Diskussion gestellt. Um möglichst viele unterschiedliche Punkte besprechen zu können, gibt es ein genaues Timing. Am besten funktioniert Lean Coffee in Gruppen von bis zu zehn Personen. Es wird vorrangig für kollektiven Wissensaustausch sowie für Projekte in der Startphase genutzt, um Input und Ideen zu sammeln. Das Wort Lean leitet sich in diesem Fall von Lean Thinking ab, also dem fokussierten Denken, der Vermeidung von Verschwendung und der Sichtweise des großen Ganzen. Coffee soll die Ungezwungenheit und die informelle Atmosphäre unterstreichen.
So läuft Lean Coffee ab.
Derjenige, der die Einladung ausgegeben hat, ist auch für die Koordination und Vorbereitung zuständig. Üblicherweise wird ein Flipchart oder Whiteboard benötigt, sowie Stifte und Post-its. Zu Beginn sammelt der Leiter alle Themen, die die Anwesenden einbringen. Diese werden anschließend im Team priorisiert und getimt. Der Koordinator zieht auf dem Whiteboard drei Spalten: zu diskutieren, in Diskussion und diskutiert. Alle gesammelten Themen in vereinbarter Reihenfolge befinden sich also zunächst in der Spalte zu diskutieren. Danach wandern sie je nach Diskussionsstand in die nächsten beiden Bereiche.
Wichtig ist vor allem das Priorisieren der unterschiedlichen Themen. Aufgrund der begrenzten Zeit kann es vorkommen, dass weniger wichtige Punkte nicht mehr behandelt oder auf das nächste Lean-Meeting verschoben werden. Der genaue Zeitrahmen pro Diskussionspunkt ist zwar vorgegeben, kann aber mittels Abstimmung der Gruppe verkürzt oder verlängert werden. Lean Coffee setzt daher ganz auf die Gruppendynamik und Zusammenarbeit.
Fazit: Die Meetings sind strukturiert, aber dennoch offen. Jeder, für den das Thema von Bedeutung ist, kann daran teilnehmen. Es ist hierarchiefrei und erfordert keine oder nur sehr wenig inhaltliche Vorbereitung. Ausufernde Diskussionen werden durch das gezielte Timing vermieden. Außerdem kommt auch die informelle Kommunikation nicht zu kurz. Schließlich soll das Treffen locker und ohne Zwang ablaufen. Lean Coffee ist kein starres Konstrukt und
kann daher, je nach persönlichen Anforderungen des Teams, modifiziert werden. Wichtig ist nur, die Grundintention von Lean Coffee als allgemeines Ziel im Blick zu behalten: Ungezwungene Diskussionen, ohne den zeitlichen Rahmen zu sprengen.
Autor: Helena Pumberger, Wiesner-Hager Content-Redaktion