Mit „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ hat Paul Watzlawick bereits im Jahr 1969 den Nagel auf den Kopf getroffen. Einen Vortrag halten, miteinander reden, flirten, debattieren, diskutieren, streiten ... all das ist Kommunikation. Selbst wenn wir uns in den Mantel des Schweigens hüllen. Erwiesen ist, dass mehr als 50 % der Kommunikation non-verbal geschieht, also beispielsweise mit Blicken, Gesten und Mimik. Entscheidend für die Kommunikation ist nicht das, was wir sagen, sondern vielmehr, was beim anderen ankommt.
Der Zweck bestimmt den Raum.
Die kreative Kommunikation zur Ideenentwicklung – in Form von Workshops oder Projektmeetings – verlangt nach einem inspirierenden Umfeld, in dem die Gedanken fließen können. Abseits des traditionellen Schreibtischdenkens. Im Gegensatz dazu präsentiert sich das Umfeld für klassische Meetings oder Konferenzen, die aus dem Workflow heraus entstehen, statischer und sachlicher, aber dennoch mit einem großen gestalterischen Spielraum: von einfach-funktional bis hin zu hochwertig-repräsentativ.
Die Anforderungen für Räume zur Aus- und Weiterbildung wiederum gehen in eine ganz andere Richtung – hier ist Mobilität angesagt: Häufig wechselnde Nutzungsformen wie Schulungen, Seminare, Trainings, Tagungen oder Kongresse erfordern ein multifunktionales Raumkonzept,das den raschen Wechsel unterschiedlicher Aufstellungsvarianten ermöglicht.
Wie muss nun ein Raum aussehen, um dem individuellen Bedarf zu entsprechen?
Welche Planungsschritte sind zu beachten?
Zunächst sollte man genau wissen, was man will bzw. was wichtig ist, und das in einem Nutzungskonzept auf Papier bringen. Wenn dieses klar definiert ist, kann die exakte Planung beginnen, und dabei gibt es einiges zu berücksichtigen: von den raumtechnischen Voraussetzungen wie Installationstechnik, Beleuchtung, Verdunkelung und Akustik über die innenarchitektonische Gestaltung des Raumes (Wahl der Materialien und Farben) bis hin zur Wahl der geeigneten Medien- bzw. Präsentationstechnik und Einrichtung.
AKTUELLE TRENDS: „Der klassische Besprechungsraum bekommt Konkurrenz“
Die Vorstellung darüber, wie ein Kommunikationsraum beschaffen sein soll, hat sich in den letzten Jahren stark geändert. Hier die fünf wichtigsten Trends:
- Das „Google-Phänomen“
Die großen IT-Konzerne leben es vor und immer mehr Firmen springen auf den Zug auf. Google in Zürich oder Microsoft in Wien brechen mit der verstaubten Vorstellung von Büros. Sie haben ein komplett neues Büroambiente mit extravaganten Kommunikationsräumen geschaffen. Da finden dann schon einmal Meetings in einer Gondel statt oder werden Besprechungen in einer kuscheligen „Wohnzimmer-Lounge“ abgehalten. Diese außergewöhnlichen Räume sind kein Selbstzweck, sondern dienen einem höheren Ziel: Denn Innovationskraft braucht soziale Reibung in einem kreativen Umfeld.
- Die wachsende Bedeutung der Mittelzonen
Während der klassische Arbeitsplatz tendenziell reduziert und verkleinert wird, gewinnen Mittelzonen und Loungebereiche stark an Bedeutung. Diese nehmen immer häufiger eine zentrale Rolle als „point of communication“ ein. Denn hier treffen sich Ideenfindung, klassisches Business und Privates (Rückzugsmöglichkeit). Von einfachen Sitz-/Stehgruppen über Working Cafés oder Crossways (einfachen Begegnungszonen) bis hin zu kreativen Loungebereichen sind den individuellen Einrichtungsideen keine Grenzen gesetzt. Die Unternehmenskultur wird in der Mittelzone in sehr lebendiger Form spürbar – zeitgeistig urbaner Work-Life-Style.
- Mobile Medienintegration
WLAN-Verbindungen in Kommunikationsräumen sind heutzutage State of the Art. Neu hingegen etablieren sich zunehmend auch kabellose Präsentationssysteme. Dabei lassen sich Netzwerk, Beamer oder Fernsehbildschirme direkt von mobilen Endgeräten wie Notebooks oder Tablets über WLAN-Technologien ansteuern. Der große Vorteil: Man erspart sich teure und komplexe Konferenzraum-Verkabelungen. Präsentationen können wesentlich interaktiver stattfinden, da jeder Teilnehmer von seinem Platz aus in die Beamer- oder Bildschirm- Präsentation einsteigen kann. Über mittlerweile sehr leistbare Net-meeting-Systeme (Video- oder Webkonferenzen) lassen sich auch externe Teilnehmer sehr einfach in Besprechungen einbinden.
- Mehr Effizienz durch Stand-up-Meetings
Eine Studie der University of Missouri hat belegt, dass Besprechungs-gruppen im Stehen 34 % weniger Zeit benötigen, um Entscheidungen zu treffen – bei gleicher Qualität. Dass solche Stand-up-Meetings (zwischen 10 und 20 Min.) sich als Abwechslung zum Dauersitzen auch aus ergonomischer Sicht sehr positiv auswirken, ist ebenfalls bekannt. Es verwundert daher nicht, dass viele Gemeinschaftszonen und Kommunikationsbereiche in Unternehmen immer häufiger mit Stehtischen bestückt werden.
- Multifunktionsräume
Wenn man über Kosten spricht, stellt sich in der Planungsphase speziell eine Frage: Wie vermeide ich unausgelastete Raumfresser ebenso wie zukünftige Engpässe durch zu wenig Kommunikationsfläche? Die Antwort liegt in multifunktional nutzbaren Raumkonzepten. Speziell bei größeren Organisationen werden aus den klassischen Seminarräumen echte Kommunikationszentren, die von ihrer Größe flexibel (teilbar) sind und die durch ihr mobiles Einrichtungskonzept so gut wie alle Formen der Kommunikation ermöglichen. Von der Aus- und Weiterbildung bis hin zu Veranstaltungen und Kongressen.
Autor: Franz Gurtner, Wiesner-Hager Content-Redaktion