Was haben Bill Gates und Kaiser Wilhelm ll. gemeinsam? Beide waren Zeitzeugen einer Modernisierung, die einen Umbruch in ihrer Gesellschaft bedeutete. Und beide nahmen an, dass es sich dabei nur um Entwicklungen mit Ablaufdatum handeln würde. Während Kaiser Wilhelm II. prognostizierte, dass das Automobil das Pferd als Fortbewegungsmittel nicht verdrängen könne, meinte der Gründer von Microsoft, dass es sich beim Internet nur um einen Hype handle.
Immer, wenn den Menschen neu entwickelte Technologien zur Verfügung stehen, brechen Strukturen auf und verändern sich. Mit dem Einzug des Internets und den mobilen Computertechnologien haben sich nach und nach die Möglichkeiten der Unternehmenskommunikation und -kollaboration enorm weiterentwickelt: Vom Telefon zur Videokonferenz, vom Postweg zum E-Mail, vom E-Mail in die gemeinsame Cloud. New-Work-Arbeitsformen gehen Hand in Hand mit der fortschreitenden Digitalisierung des Arbeitsplatzes.
Die Idealvorstellung des Digitalen Arbeitsplatzes?
Überspitzt könnte man den Digitalen Arbeitsplatz wie folgt charakterisieren: papierlos, kabellos und bürolos! In der Praxis umfasst die Vision des Digitalen Arbeitsplatzes eine Reihe von Maßnahmen, welche die Prozesse effizienter und die Information und Kommunikation der Menschen schneller und qualitativer machen. Im Wesentlichen geht es darum, Daten-Wirrwarr zu beenden und unternehmensrelevante Applikationen und Produktivitätstools immer und überall verfügbar zu machen. Durch den digitalen Arbeitsplatz wird die gemeinsame Arbeitsweise über Grenzen hinweg gefördert. Das ermöglichen unter anderem zahlreiche Kollaborationstools wie Chat- und Kommentarfunktionen, Videokonferenzen oder die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam, ortsunabhängig und zeitgleich bearbeiten zu können. Zudem ist es möglich, Unternehmensprozesse elektronisch gestützt zu automatisieren und eLearning in Form von Wissensplattformen zur Verfügung zu stellen. Der Digitale Arbeitsplatz soll allen Mitarbeitern, Partnern und Kunden eine intuitiv nutzbare Arbeitsplattform bieten.
Ab in die Cloud.
Eine besondere Bedeutung kommt dabei dem Cloud-Computing – der Datenwolke – zu: In der Cloud werden Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware zur Verfügung gestellt und Arbeitsprozesse strukturiert. Mitarbeiter haben Zugang zu allen relevanten Informationen. Produktivitäts- und Collaboration-Tools ermöglichen den Mitarbeitern, jederzeit von jedem Ort mit jedem Gerät zu arbeiten. Das eigentlich Spannende daran: Aufgaben, Projekte und Dokumente können gemeinsam online bearbeitet werden – natürlich auch standortübergreifend. Ineffiziente E-Mail Kommunikation, falsche Datenstände oder mühsame Down- und Uploadprozesse gehören der Vergangenheit an. Die cloudbasierte Datenanbindung schließt idealerweise auch führende betriebliche Informationssysteme wie ERP- oder CRM-Systeme mit ein. Diese unterstützen die Nutzer in ihrer täglichen Arbeit, beispielsweise durch das Einspielen relevanter Daten. Die Systeme halten sich jedoch geschickt im Hintergrund. Die Mitarbeiter steigen über ein benutzerfreundliches Portal in den digitalen Arbeitsplatz ein und können von jedem Ort auf alle für sie relevanten Daten zugreifen. Das können unter anderem Daten für Projekte, Arbeitsgruppen aber auch kunden- oder partnerrelevante Daten sein.
Erzählen Sie Ihren Kollegen, woran Sie gerade arbeiten.
Social-Collaboration-Tools fördern die Interaktion zwischen den Mitarbeitern. In (öffentlichen) Chat-Foren oder virtuellen Pinnwänden lassen sich sowohl informelle als auch formelle Informationen austauschen. Die Benutzer stellen Fragen in den virtuellen Raum, die Kollegen mit dem nötigen Know-how geben darauf Antworten. Diskussionen rund um Produkte und Dienstleistungen tragen zusätzlich zum persönlichen Wissensaufbau bei und fördern gleichzeitig Innovationen im Unternehmen.
Fazit.
Der Digitale Arbeitsplatz ist nicht nur eine Frage der Technologie. Es braucht auch eine Unternehmenskultur, die Veränderungen als Chance begreift, und Führungskräfte, die ihre Mitarbeiter zur Online-Zusammenarbeit motivieren. Nicht zuletzt braucht es auch ein räumliches Umfeld, das nur mehr wenig mit der klassischen Vorstellung von Büro zu tun hat.
Gerade die Generation der Digital Natives fordert mehr Flexibilität und sucht bewusst nach Arbeitgebern, die ihren Anspruch nach mehr Freiheit und moderner Kommunikation berücksichtigen. Und so wird der Digitale Arbeitsplatz auch im „War for Talents“ ein zunehmend wichtiges Kriterium. Für die Zukunft lässt der Digitale Arbeitsplatz noch viele Optionen offen, die bisher vielleicht noch gar nicht erkannt oder entwickelt wurden. Es ist ein sich ständig wandelnder und vor allem optimierender Prozess, der das Arbeitsleben nicht das letzte Mal verändert haben wird.